Verandering gebeurt in het hoofd. Niet op de server of in de cloud

De laatste 2 jaren zien we veel organisaties discussie voeren en beslissingen nemen over het thema ‘hoe willen we eigenlijk werken?’. De noodzaak wordt gevoeld en de vraag wordt aangepakt. Een prima uitgangspunt, dat tezamen met technologische vooruitgang gepaard kan gaan. Vaak zien we zo’n strategische stap over werken dan ook gecombineerd worden met inzet van moderne online tools en cloud computing. In dit geval staat cloud computing niet voor een technische discussie. Het gaat erom dat dit het middel is waarmee de nieuwe visie op werken ook daadwerkelijk mogelijk wordt. Dan heb je een hele andere discussie en een heel ander project.

Invloeden

Invloeden voor dergelijke strategische stappen zien we voortkomen uit bewegingen als Het Nieuwe Werken, mensen die eigen apparaten meenemen naar het werk (Bring Your Own Device), toename van social en gebruik van internettools (facebook, twitter, marktplaats, webwinkelen, digitale loketten, etc), maar ook toename van connectiviteit en mobiliteit. En niet te vergeten: de opgedane ervaring van vele duizenden medewerkers met deze bewegingen. Deze ervaring begint volwassen te worden en heeft duidelijke invloed op de werkvloer. Ik zou zelfs durven stellen dat als deze gehele alinea je onbekend voorkomt, dat er iets mis is bij je op het werk. 

Mindset

Met een overstap naar cloudcomputing, als middel in de mix om de nieuwe strategie t.a.v. werken te verwezenlijken, gaan veel meer zaken gepaard dan alleen die nieuwe software. Er moet namelijk iets gebeuren in het hoofd van je medewerkers. Zij moeten als eerste de strategische stap snappen en er iets in zien voor zichzelf. ‘What’s in it for me’ zogezegd. Ten tweede is het nodig dat zij naar eigen inzicht de nieuwe software of manieren van werken kunnen leren. Dit is een proces, dat niet ondersteund wordt vanuit IT.

IT?

Je voelt hem al aankomen: dit is geen IT project. Klopt precies. IT is onderdeel van het project, maar niet leading. Laat staan dat techniek dat is. Is het dan onbelangrijk? In tegendeel. Als het niet werkt is al het andere niet mogelijk. Dus, IT ‘moet zorgen dat het werkt’ en dit goed doordacht hebben. Niet voor komende maandag, maar voor de komende periode van 1 tot 2 jaar. Kernwoorden daarbij zijn: mogelijk maken, flexibiliteit, ondersteunen, luisteren, toepassen en zorgen dat mensen elke dag beter en slimmer kunnen werken.

Change management

Nu we geconcludeerd hebben dat alleen implementatie van slechts de technologie geen succes is komen we bij het andere deel van het project. Dit andere deel is minstens zo belangrijk én de driver voor succes: change management. Nog zo’n buzzword denk je wellicht. Klopt, maar het aansturen van verandering is niet onbelangrijk en zelfs onmisbaar als we succes voor ogen hebben. Het kan veel geld besparen, een project succesvoller maken en op lange termijn significante bijdrage leveren aan het adopteren van je nieuwe ideeën over werken. In het project kun je je richten op duidelijke communicatie, marketing voor je project, klantvriendelijke gebruikersondersteuning, trainingen, expertise hulp, etc etc. Kortom: de gebruiker staat voorop. Aan de randen van het project zul je echter ook moeten nadenken over verandering van beleid. En dan krijgen bijvoorbeeld HR, communicatie, legal en IT een duidelijke stoel aan de tafel. Een helder uitgangspunt (die strategische beslissing), draagvlak en efficiënte samenwerking is dan nodig.

Een doordachte start is het halve werk

Vaak begint een project als een overstap naar een nieuw samenwerkingsplatform als google apps for business of microsoft office 365, het introduceren van een nieuw intranet of ‘iets met social doen’ in het bedrijf, bij een directie of HR of IT afdeling. Het project dat hier uit volgt dient echter heel anders benaderd te worden dan dat we gedacht hadden. Wil de verandering goed starten en vruchtbaar zijn voor vervolg, dan ligt de kern bij leiderschap vanuit management en werking van de systemen bij IT. Maar het daadwerkelijke uitvoeren ligt bij de gebruikers. En zij moeten dus alle aandacht krijgen. Hoe verleiden we hen en geven we hen tools waar ze echt wat mee kunnen in hun werk?
Die verandering grijpt vaak veel verder in en vergt meer inzet en draagvlak, van meer stakeholders, dwars door de organisatie. Daarom is een projectinsteek ook veel breder nodig en verdiend deze constante sponsorship van hoger management. Immers, die strategische beslissing die er aan ten grondslag ligt was niet alleen voor de directiekamer of één afdeling bedoeld toch? Die was voor iedereen.

“If there is such a thing as good leadership, it is to give a good example”
Ingvar Kamprad, Founder IKEA.

Ervaring

Bij Caase.com hebben we ervaring met zulke projecten en we merken aan gebruikers en management dat dit nieuw is. Maar wel positief en niet zo moeilijk als gedacht. Logisch nadenken en beslissingen durven nemen geeft veel kracht. Gebruikers hebben nog nooit zo’n (IT)project beleefd en management loopt juist te koop met het project, in plaats van er over te zwijgen. Dat geeft een hele andere sfeer en opent de deur naar meer innovatie, verder gaan op de ingeslagen koers en het daadwerkelijk toepassen en uitvoeren van strategische beslissingen. Zeer belangrijk, want Gartner en Forrester voorspellen het al: wie niet innovatief is en een ‘collaborationcultuur’ opbouwt, zal als bedrijf afhaken in de komende 5 jaar. 

Wellicht is het leuk om af te sluiten met de volgende twee vragen:

1. Is je volgende IT project eigenlijk wel een IT project? (Of is het een verandering van werken?)

2. Wat is het laatste project in je organisatie dat begon met een noodzaak en pakketselectie, maar zonder strategie of veranderingsmanagement? Was dat succesvol?

Interesse om verder te praten over dit onderwerp, eens te sparren hierover of om gewoon advies in te winnen? Neem contact met mij op en ik kom bij je langs. Stuur me gerust een email op b.ensink [apestaartje] caase.com.

Bart Ensink
Business Consultant

2012, het jaar van verandering!